Comment s’organiser au bureau ?

“Une minute passée à s’organiser, c’est une heure de gagnée” Benjamin Franklin »

De quoi parle-t-on lorsque l’on dit « comment s’organiser au bureau » ?

Il s’agit tout simplement d’organiser un espace de travail individuel, qu’il soit en entreprise ou à domicile (à des fins professionnelles ou personnelles). S’organiser au bureau est défini par l’objet bureau en lui-même.

Dans cet article, on ne parlera pas des espaces de travail dans leur globalité tels que les espaces de stockage, les véhicules de travail comme pour des artisans ou un commerce par exemple, mais uniquement le bureau.

Pour information, le travail qui consiste à trier, désencombrer et organiser les espaces de travail se nomme l’office organising.

Constat : l’importance d’avoir un bureau organiser ?

Le développement du télétravail et du flex office s’est accéléré depuis la crise sanitaire, et nous vivons depuis une vraie révolution sur notre manière de travailler.

Nous travaillons en moyenne 1 680 heures par an. Tout ce temps passé à travailler, nécessite de se sentir bien dans notre espace de travail dans le but de productivité.

Le home organiser (si c’est un bureau à la maison) ou l’office organiser (si c’est en entreprise) intervient dans ce cadre afin que les personnes retrouvent de la clarté dans leur espace de travail afin que celui-ci soit adapté et optimisé à leur activité professionnelle.

Avoir un environnement de travail agréable est une notion subjective, car elle dépend de la perception de chacun face à cette notion, mais aussi de l’activité professionnelle réalisée.

Mais qui n’a jamais passé de longues minutes à remettre la main sur un papier important ou qui un jour n’a pas reçu une relance, car une facture n’a pas été réglée ? Que votre bureau soit en entreprise ou à la maison, il devient alors indispensable de refaire le point sur cet espace.

Organiser son bureau équivaut à désencombrer son cerveau, il sera alors plus simple de classifier des documents ou de réaliser certaines tâches.

Pourquoi organiser son bureau ?

D’après l’ANACT (l’Agence nationale de l’amélioration des conditions de travail) l’espace de travail à des impacts multiples, en effet l’aménagement et l’organisation de l’espace de travail va directement influencer la productivité.

L’office organising est donc un outil précieux pour tous les travailleurs, car le but 1er d’une entreprise ou d’un entrepreneur, c’est d’être le plus productif pendant son temps de travail.

Lorsque vous entamez le désencombrement de votre bureau, vous aurez des résultats visibles, immédiats et sur le long terme.

Vous ne perdrez plus de temps à chercher quoi que ce soit. Tous les documents ou objets nécessaires à vos tâches seront rangés et organisés de telle façon que vous les retrouviez d’un seul coup d’œil. Vous serez alors plus productif et performant dans la réalisation de vos tâches.

Vous ferez des économies, car une facture oubliée ou 15 min à passer à chercher sont des pertes financières. “Le temps, c’est de l’argent”.

Vous serez moins stressé, un bureau couvert de paperasse, c’est un bureau auquel on a pas du tout envie de s’installer, les monticules de papiers s’avèrent extrêmement anxiogène et donc contre productif.

Vous ne procrastinerez plus, car vous aurez plaisir à traiter le courrier puis à le classer sans attendre dans l’espace dédié.

Concrètement, par où on commence pour s’organiser au bureau ?

Pour retrouver du bien-être dans votre espace de travail, vous avez besoin d’une méthode d’organisation et de rangement adaptée à nos besoins, mais en amont vous devez passer par la phase de tri puis de désencombrement de votre bureau.

Trier, mais quel est le but ?

Le but du tri est de ne garder que des objets et documents que l’on utilise au quotidien.

Quand ?

Le tri doit être effectué régulièrement, au rythme de notre activité professionnelle.

Comment ?

Mettez en place plusieurs contenants : à garder, à jeter, à vendre, à donner, à réparer. Il vous faudra vider tout votre bureau et placards ou étagères. En catégorisant un par un les objets et documents.

Voici les catégories que l’on peut trouver dans un bureau :

– Les papiers et documents

– Les fournitures de bureau

– Les appareils électroniques avec les câbles et chargeurs

– Les bibelots

– Les notes et post-it

Mais comment je fais pour trier ?

Voici des exemples de questions à se poser durant le processus de tri (méthode de Pauline Levasseur) :

– Le niveau d’utilité de l’objet ou du document ?

– Sa fréquence d’utilisation ?

– Le lien affectif avec cet objet ? Exemple : cadeaux

– L’état (d’usure) ? Utiliser un câble détérioré peut être dangereux pour la personne et pour l’espace de travail à cause des risques d’incendie.

Le désencombrement :

Le désencombrement, c’est l’action de faire sortir de notre espace de travail, les objets et documents dont nous souhaitons nous séparer.

QUE FAIRE DE CE QUE L’ON NE SOUHAITE PAS GARDER ?

– RÉPARER : ce qui est cassé

– RECYCLER : ce qui est inutilisable

– DONNER : les objets en bon état qui n’ont pas une grande valeur financière, à des associations par exemple

– VENDRE : les objets en bon état qui ont de la valeur financière, sur des sites web spécialisés tel que LEBONCOIN par exemple.

S’organiser au bureau :

Une fois le tri et le désencombrement réalisés, voici venu l’étape de l’organisation et du rangement de votre bureau. Attention, veillez à ne pas investir dans des contenants avant cette étape. Il faut réfléchir aux dimensions et s’adapter aux rangements déjà présents.

En action :

– Nettoyer votre bureau, les placards et les tiroirs.

– Ranger les objets d’une même catégorie ensemble.

– Remettre à leur place les objets qui n’ont rien à faire dans votre bureau.

– Penser à faciliter l’accès aux documents que vous utilisez au quotidien.

– Établir un classement et un archivage des documents papiers et numériques.

Dans le fait de s’organiser au bureau, il ne faudra pas oublier la nécessité de mettre au clair le classement des documents papiers, mais aussi des documents numériques qui feront l’objet d’un autre article.

Les étapes du tri, du désencombrement et du rangement demandent du temps, de l’implication, de la rigueur, de la concentration, et entraînent de la fatigue physique et émotionnelle.

Pourquoi ne pas faire appel à un home ou office organiser pour modifier durablement ses habitudes et vous accompagner dans cette démarche afin de retrouver de la clarté dans votre espace de travail ?

Le home ou l’office organiser vous apportera et partagera avec vous son expertise et ses conseils en organisation afin que vous gagniez en productivité et en sérénité dans votre espace de travail.